Auxiliar de Recursos Humanos Temporal (1 año) – Oportunidad para personas con discapacidad

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Buscamos un(a) Auxiliar de Recursos Humanos que gestione la toma de llamadas y brinde apoyo administrativo integral al equipo de Recursos Humanos. El(la) candidato(a) ideal será una persona organizada, proactiva y con habilidades de comunicación, que contribuya al cumplimiento eficiente de procesos administrativos y logísticos de la empresa.

Principales Responsabilidades:

Atención de llamadas en conmutador:
• Recibir llamadas entrantes y transferirlas al área correspondiente utilizando un conmutador virtual.
• Proporcionar información básica cuando sea necesario.
• Mantener un registro de las llamadas recibidas y transferidas para referencia futura.

Asignación de credenciales a nuevos empleados: Crear en el sistema virtual interno, utilizando las fotografías que los nuevos colaboradores entregan para su expediente digital, las credenciales para su posterior impresión y entrega en tiempo y forma

Administración y actualización de expedientes del personal: Asegurar los expedientes completos, archivando documentos físicos y digitales, de acuerdo con el checklist de documentación

Bienvenida a los nuevos ingresos a la compañía:
• Recibir en la recepción a los nuevos colaboradores y pasarlos a la sala correspondiente para su curso de inducción.
• Preparar kit de bienvenida el cual incluye artículos promocionales, contrato laboral, credencial y documentos generales para asegurar su ingreso en la compañía.

Elaboración y firma de contratos laborales: Imprimir contratos laborales físicos basados en plantillas preestablecidas y verificar los datos del mismo, hasta coordinar la firma de contratos de acuerdo a las que se soliciten en el mismo.

Control y distribución de kits de cumpleaños para empleados(as):
• Preparar el kit armando la caja y metiendo artículos (tazas, termos, chocolates) para posteriormente distribuirlos, de manera presencial o porpaquetería, a los(as) empleados(as) según el calendario de cumpleaños.
• Mantener un inventario de los materiales y llevar un registro mensual de los que se han entregado o enviado.

Proceso de pago y alta a proveedores:
• Coordinar la firma de contratos y CDA (acuerdo de confidencialidad), a través de una plataforma involucrando a las áreas correspondientes, controlando al vigencia de los mismos.
• Gestionar base de datos en Excel, con la información de pago a proveedores en el sistema SAP, con el seguimiento oportuno para asegurar el pago en tiempo y forma.
• Elaboración de solicitudes en sistema SAP y seguimiento a liberaciones de acuerdo con el flujo de aprobaciones.
• Coordinar la firma de facturas, ingresándola al área de Almacén para su registro y pago.

Paquetería:
• Solicitar las guías para el envío de documentos, tarjetas, kit de cumpleaños y paquetes a través de DHL.
• Gestionar el envío y asegurar la entrega adecuada con usuario y proveedor.
• Mantener un registro de los envíos realizados y recibidos.

Beneficios: Entregar tarjetas de teletrabajo, gasolina, vales y otros beneficios a los colaboradores de manera física, o a través de la paquetería designada.

Experiencia al colaborador:
• Atender y resolver las inquietudes o solicitudes del equipo de Recursos Humanos y otras áreas relacionadas.
• Escalar problemas complejos a los responsables correspondientes cuando sea necesario.

Requisitos:
• Educación: Bachillerato concluido o equivalente.
• Experiencia: Mínimo 1 año en posiciones similares, idealmente en recepción o administración.
• Habilidades técnicas:
o Indispensable manejo de computadora y paquetería office (Word, Excel, Power Point, Teams)
o Idealmente que tenga conocimiento en herramientas tecnológicas, por ejemplo: impresora, conmutador, etc.
o Será un plus el manejo básico de SAP.
• Competencias:
o Comunicación asertiva, de manera escrita y oral.
o Orientación al cliente
o Capacidad de relacionamiento (tendrá mucho contacto con todos los colaboradores)
o Atención al detalle
o Capacidad de organización y enfoque en resultados

Exigencias y accesibilidad:
• En las oficinas existen 3 edificios con diferentes niveles (hasta 4 pisos), por lo que será necesario desplazarse en todos ellos, no existen rampas en general
• Subir y bajar escaleras todos los días, no se cuenta con ascensores
• Ocasionalmente se podría requerir cargar cajas (expedientes, kits de cumpleaños, etc.)
• Se tiene una alta interacción con personas (todos los días y por diferentes canales como Teams, teléfono, correo, presencialmente)
• Se requiere un nivel de audición que permita contestar el conmutador de las oficinas
• Se requiere de concentración para la organización de actividades

Inclusión:
Estamos comprometidos con la inclusión de personas con discapacidad en nuestro equipo. En Laboratorios Grin valoramos la diversidad y promovemos el desarrollo de todas las personas sin discriminar por motivos de raza, expresión / identidad de género, sexo, religión, nacionalidad, estado civil, edad, discapacidad, nacionalidad, orientación sexual, condición física o económica. Ofrecemos igualdad de oportunidades laborales y estamos comprometidos con la responsabilidad laboral por lo que no contratamos a menores de edad ni hacemos pruebas de VIH y embarazo para ingreso, permanencia o ascenso.

Ofrecemos:
• Prestaciones superiores a la ley, incluyendo seguro de gastos médicos mayores, comedor a precio preferencial, vales de despensa, fondo de ahorro y más.
• Ambiente de trabajo inclusivo.
• Oportunidades de aprendizaje y desarrollo dentro de la empresa.

Si eres una persona con orientación a los clientes, motivada, con ganas de contribuir en un equipo dinámico y diverso, ¡queremos conocerte!

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